¿Cómo se debe de organizar?

Todo se reduce a la planificación. En Overbrand tenemos una fórmula que hoy queremos compartir contigo. El esquema descrito a continuación ha sido probado y es verdadero. Si tienes un plan, debes centrarte en las acciones necesarias para llevarlo a cabo y aclarar las tareas en el camino, así estarás rápidamente encaminado a grandes resultados. Mejor aún, este sistema puede ayudar a capacitar a tu equipo para que sea más efectivo, enfocado y productivo.

Ven Preparado

Siempre prepárate para tus reuniones, ya sean internas, con un cliente o con un proveedor. Para mantener el control de la sala, debes estar preparado para abordar todos los temas que puedan surgir. En primer lugar, determina cuál es el resultado que se busca obtener de la reunión, y reunir los tópicos en una lista de puntos de discusión accionables. A continuación, determina qué información necesitas para respaldar esa lista. Por ejemplo, si se está reuniendo para discutir el presupuesto de marketing del próximo año, llega preparado con los resultados de los esfuerzos de marketing de este año, recomendaciones para mejorar, asignación de gastos y algunos puntos de discusión para mantener a la sala atenta.

Este nivel de preparación previo a la reunión puede ayudarte a obtener información valiosa para los próximos pasos, así como a fortalecer tu credibilidad dentro del grupo de invitados a la reunión. Si presentas el trabajo previamente, hay mucho más tiempo para la discusión y la toma de decisiones en la reunión.

Establece tu agenda

Las grandes reuniones comienzan con una agenda. Usando los puntos de discusión descritos en el paso uno, haz una lista de temas que se cubrirán y una clave para describir quién dirigirá cada discusión en particular. La creación de una agenda antes de las reuniones te permite determinar el tiempo necesario y establecer el tono para las personas involucradas.

Cada punto de la agenda debe orientarse hacia la acción, «revisar y aprobar la simulación de diseño», por ejemplo, para aclarar el resultado esperado de cada discusión. Al comienzo de la reunión, revisa la agenda con todos los asistentes y pregunta si hay algo más que agregar. Esto asegura que todos los temas necesarios se cubran antes de que la reunión llegue a su fin.

No fomentar el Multi-Task

Puede parecer contra-intuitivo, pero realizar múltiples tareas es un notorio asesino de la productividad. La atención de todos los asistentes es necesaria para llevar a cabo una reunión eficiente y eficaz. Pide a los asistentes en persona que cierren sus computadoras. Pídeles que eviten verificar el correo electrónico u otras distracciones. Haz preguntas que fomenten la interacción. La persona encargada de la reunión debe tomar notas según sea necesario. Cuanto más se prolongue la reunión, más oportunidades para las distracciones habrán, así que no dudes en cortar cortésmente una discusión descarriada cuando sea necesario.

Si no es posible que no hayan computadoras encendidas, establece tus expectativas directamente desde un inicio. Una declaración sencilla como: “Por los próximos 30 minutos, quiero que todos prestemos toda nuestra atención a la solución de este problema. Vamos a concentrarnos en la tarea que tenemos a mano y evitemos realizar otras tareas para que podamos realmente hacer que esta reunión valga la pena.” Esto dará a todos los asistentes un sentido compartido de propósito y establecerá un tono de colaboración y resolución de problemas orientado a resultados inmediatos.

Documenta los elementos de acción

Cuando hagas apuntes de la reunión, asegúrate de documentar cualquier elemento de acción que pueda surgir. Asegúrate de que todo acerca de la acción esté claro, y reiterar lo conversado al equipo después de que la acción sea discutida. Por ejemplo, en una discusión sobre SEO, puede surgir la idea de una auditoría de analítica. Cuando lo hace, documente la tarea, «llevar a cabo una auditoría de analítica» y la persona asignada, «especialista en análisis», luego repita a la sala, «OK – estoy tomando una acción para que nuestro especialista en análisis lleve a cabo una auditoría de analítica».

Cuando la reunión llega a su fin, siempre termina con un resumen de las acciones. Por ejemplo, podrías decir algo así como “Genial, gracias por su tiempo el día de hoy, equipo. Quiero tomar un minuto para repasar las acciones post-reunión y responder a cualquier pregunta adicional. Para mi equipo, las acciones serán: llevar a cabo una auditoría analítica…” Esto da a los asistentes las órdenes finales para la puesta en marcha, aclara las expectativas para todos los involucrados e inspira a la acción inmediata una vez terminada la reunión.

Envía un resumen post-reunión

Cuando concluya la reunión, envía siempre un resumen post-reunión a los asistentes. Este correo electrónico sirve como un recordatorio de temas de discusión, así como una asignación de tareas documentada para el equipo involucrado. A menudo es útil hacer referencia al mismo correo electrónico después de la reunión al preparar la agenda de la próxima reunión.

Seguir esta fórmula ayuda a conducir las reuniones hacia una conclusión orientada a la acción.

Asegurarse que todos los asistentes sean conscientes del propósito de la reunión, el resultado deseado y las tareas de seguimiento, proporcionarán un marco bastante útil para las reuniones posteriores. ¿Cuáles son sus consejos de reunión probados y verdaderos? Compártelos en los comentarios.